Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych ( w skrócie RODO ) z dnia 25 maja 2018 roku wprowadziło w życie szereg obostrzeń dotyczących przechowywania i przetwarzania danych osobowych, m.in. usystematyzowało i zaostrzyło procedury niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe.
Kto odpowiada za gromadzenie i niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe?
Zgodnie z wymogami zapisów RODO za bezpieczeństwo danych zawartych na nośnikach danych ( dokumenty papierowe, nośniki optyczne, magnetyczne ) odpowiada ich Administrator czyli podmiot gromadzący dane. Po upływie określonego czasu Administrator zobowiązany jest zniszczyć dokumenty zawierające wrażliwe dane w odpowiedni sposób. W naszym kraju w tym celu przyjęto obostrzenia wprowadzone przez normę DIN 66399, która określa klasy tajności danych zawartych w dokumentach, wielkość ścinka powstałego podczas procesu niszczenia dokumentów. To sprawiło, że wielu przedsiębiorców zrezygnowało z samodzielnego nadzorowania tego procesu, a zdecydowało się powierzyć niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe wykwalifikowanym firmom zewnętrznym.
Wszystko to nakłada na Administratora danych szereg obowiązków, które firma nasza przejmie od Państwa gwarantując odbiór i niszczenie dokumentów w zgodzie z przepisami RODO oraz zgodnie z normą DIN 66399
Jak wygląda niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe w naszej firmie?
W celu zapewnienia swoim klientom poczucia bezpieczeństwa przed przystąpieniem do realizacji zlecenia podpiszemy z Państwem umowę powierzenia danych osobowych, która daje Państwu pewność, iż powierzyliście swoje dokumenty profesjonalistom. Natomiast w dniu odbioru przekażemy protokół zdawczo-odbiorczy, który potwierdza, iż od tego momentu to my jesteśmy odpowiedzialni za dane zawarte w przekazanych nam dokumentach.
Certyfikat potwierdzający niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe
Dokumenty przez nas odbierane niszczone są na bieżąco, co potwierdzamy Certyfikatem zniszczenia wystawianym po przeprowadzeniu procesu zniszczenia.
Certyfikat zawiera dane dotyczące min. dnia odbioru, miejsca z którego dokumenty zostały odebrane, ilości odebranych dokumentów oraz nr protokołu na podstawie którego dokumenty od Państwa odebraliśmy. Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe odbywa się ściśle zgodnie z przyjętą procedurą, co gwarantuje najwyższą jakość naszej pracy, jak również satysfakcjonujące klientów efekty.
