Dane osobowe to cenne źródło informacji, które może posłużyć przestępcom lub zostać wykorzystane przez niesprzyjające firmie osoby. Dużo mówi się także o odpowiedzialności finansowej, którą nakładają na właścicieli przedsiębiorstw przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Nie jest to jednak jedyny powód, dla którego warto przyłożyć się do kwestii bezpiecznego niszczenia dokumentacji.
Bezpieczne niszczenie dokumentów to nie tylko obowiązek
Większość właścicieli firm zdaje sobie sprawę z tego, że obowiązek bezpiecznego przechowywania i archiwizowania danych osobowych nakładają na nich przepisy prawa. Jednak co tak naprawdę oznacza bezpieczne archiwizowane nie zostało określone. Ze względu jednak na to, że za brak przestrzegania tych wymogów grozi odpowiedzialność karna, której kwoty są dość wysokie, firmy przykładają dużą wagę do procesu niszczenia dokumentacji.
Jednak odpowiedzialność finansowa to nie jedyny element, który jest tak naprawdę istotny w kwestii bezpiecznego niszczenia dokumentów. Niezależnie od tego, w jakiej branży działa dane przedsiębiorstwo, jego funkcjonowanie opiera się na zaufaniu, a więc to w interesie danej firmy leży to, aby dokumenty zawierające poufne dane zostały zniszczone w bezpieczny sposób. Wiele dokumentów takich jak umowy zawiera poufne informacje osobowe, które po przechwyceniu przez przestępców mogą posłużyć im do niecnych celów.
Na nieodpowiednim niszczeniu dokumentacji mogą ucierpieć także sami pracownicy. Należy bowiem pamiętać, że archiwizowane dane to nie tylko umowy z klientami czy kontrahentami, ale także dokumentacja kadrowa.
Druga kwestia, to także kwestia wizerunkowa. Firma powinna kojarzyć się z przejrzystością i bezpieczeństwem, gdyż zaufanie to element, który bardzo łatwo stracić. Przedsiębiorstwa, które mają jasną politykę w kwestii bezpieczeństwa przechowywania i niszczenia danych osobowych postrzegane są przez klientów jako godne zaufania.
Jak bezpiecznie niszczyć dokumentację?
W niewielkich przedsiębiorstwach sprawę powinna rozwiązać klasyczna biurowa niszczarka i regularne przeglądanie dokumentacji. Ważna tutaj jest systematyczność i nie gromadzenie zbyt dużej ilości papierów do zniszczenia, gdyż wtedy ciężko będzie to po prostu przerobić.
Innym sposobem na bezpieczne pozbycie się zbędnych dokumentów jest skorzystanie z profesjonalnej firmy, która się tym zajmuje. Takie firmy najczęściej dostarczają swoje pojemniki, do których możesz włożyć niepotrzebne dokumenty, a przy odbiorze paczka jest plombowana na Twoich oczach. Dzięki temu zachowane są wszelkie procedury poufności, a Ty masz pewność, że dane zawarte w dokumentach będą bezpieczne. Korzystając z usług takiej firmy zyskujesz nie tylko bezpieczeństwo, ale także czas, który normalnie musiałbyś poświęcić na wkładanie dokumentów do niszczarki. Warto tutaj wspomnieć także o kwestii segregacji śmieci. Oddając dokumentację do zniszczenia firmie nie musisz martwić się o powstałe odpady.
