Zgodnie z przepisami prawa właściwe niszczenie dokumentów jest obowiązkiem, a nie opcją. Czy faktycznie należy w takich wypadkach skorzystać z usług firm zewnętrznych, czy może wystarczy użyć do tego dobrej niszczarki?
Prawo jasno określa, że firmy mają obowiązek niszczenia dokumentów tak, aby niemożliwe było ich odtworzenie. W teorii można zatem zrobić to samodzielnie – wiele instytucji w tym celu korzysta z niszczarek. Pytaniem pozostaje, czy spełnia to normy prawne? Jak w inny sposób można poddać dokumenty utylizacji?
Obowiązek niszczenia dokumentów – jak zrobić to dobrze?
Na każdym dokumencie obecne są wrażliwe dane – pracowników czy innych firm, które nie powinny być udostępniane osobom trzecim, ani tym bardziej po prostu być wyrzucane na śmietnik wraz z innymi odpadami. Dotyczy to także faktur, na których widnieją kwoty, rodzaje usług oraz dane firmy. Zatem nawet najprostsze dokumenty wymagają od nas właściwego podejścia do ich zniszczenia.
Niszczenie dokumentów również podlega rygorowi prawnemu. Co to w zasadzie oznacza? To bardzo proste – każdy dokument po zniszczeniu nie powinien być możliwy do odtworzenia. Jak zatem mają się do tego niszczarki? Owszem, dokumenty, które się w nich znajdą są zniszczone, ale wciąż możliwe jest ich odtworzenie, choć faktycznie może ono być czasochłonne.
Czy za brak zniszczonych dokumentów można otrzymać karę?
Znalezienie dokumentów przez osoby trzecie może wywołać lawinę konsekwencji prawnych. W takich wypadkach urzędnicy mogą nałożyć na podmiot, który wyrzucił dokumenty bardzo dotkliwe kary, które znacznie przewyższają zlecenie tej usługi podmiotowi zewnętrznemu.
Mandaty wystawiane przez urzędników są również zapalnikiem do kolejnych kontroli, które w ostatecznym rozrachunku będą dla instytucji czy firmy bardzo dużym obciążeniem finansowym. Jednak dotkliwy jest tu także aspekt wizerunkowy – szczególnie dla innych kontrahentów.
Jak działają firmy zajmujące się utylizacją dokumentów?
Zatrudnienie podwykonawcy do utylizacji dokumentów ma bardzo wiele plusów – po pierwsze są to firmy, które działają zgodnie z normami określonymi w rozporządzeniach i ustawach, posiadają odpowiedni sprzęt do tego typu działań, wreszcie mają doświadczenie, które sprawia że dokumenty faktycznie zostają zniszczone.
Dodatkowym atutem jest zdjęcie odpowiedzialności za niszczenie dokumentów z siebie na firmę zewnętrzną, która w przypadku niewłaściwego usunięcia dokumentów sama za to odpowiada.
Można zatem podjąć się niszczenia dokumentów samodzielnie – pozostaje pytanie czy warto, biorąc pod uwagę dość rygorystyczne przepisy prawa, jak i całą procedurę. Zdecydowanie prostszym i bardziej efektywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług firmy, która przejmie całą odpowiedzialność, a dodatkowo zajmie się utylizacją zgodnie z obowiązującymi normami.
