W dobie powszechnej digitalizacji danych mnóstwo przedsiębiorstw przechowuje dokumenty w formie elektronicznej, na dyskach twardych w komputerach służbowych lub na dyskach przenośnych. Takie dane również objęte są rozporządzeniem RODO. Co wówczas, gdy trzeba takie dane usunąć?

Niezależnie od tego, czy firma przechowuje dokumentację w formie papierowej, czy elektronicznej, jest zobowiązana do poprawnego jej przechowywania lub utylizowania. Ważne, aby wszystkie dane były bezpieczne na każdym etapie ich istnienia. 

Jak bezpiecznie usunąć dokumenty cyfrowe? 

Tak naprawdę przeniesienie plików elektronicznej dokumentacji do kosza jest niewystarczające. Nadpisywanie ich również nie jest bezpieczne, ponieważ złodzieje danych bez problemu odtworzą nawet poprzednie wersje dokumentów. Dokumenty elektroniczne usunięte w sposób nieumiejętny bardzo łatwo jest odzyskać a to już może zagrozić zarówno administratorowi tych danych, jak i podmiotom, których te informacje bezpośrednio dotyczą. Co można więc zrobić, aby dane elektroniczne zostały usunięte skutecznie i bezpiecznie?

Profesjonalne niszczenie dokumentów 

Czasem nie pozostaje nic innego, jak zwrócić się do firm, które zajmują się profesjonalnym niszczeniem dokumentów elektronicznych. Przedsiębiorstwa, które prowadzą taką działalność, posiadają niezbędne oprogramowanie, urządzenia i procedury bezpieczeństwa, które pozwalają usuwać dokumenty elektroniczne zgodnie z prawem. 

W jaki sposób niszczy się dokumenty elektroniczne?

Wszelkie nośniki danych – dyski twarde, karty pamięci, pendrive’y, płyty itp. – najczęściej niszczy się mechanicznie, ponieważ jest to najpewniejszy sposób na utylizację dokumentów elektronicznych, która uniemożliwia ich odzyskanie przez osoby niepowołane. Nośniki niszczone są w całości, dzięki czemu mamy pewność, że dokumenty na nich zapisane zostały usunięte bezpowrotnie. 

Prawo surowo karze administratorów, którzy w sposób nieprawidłowy zarządzają – a w tym również: utylizują – danymi, stwarzając zagrożenie przedostania się do osób nieupoważnionych. Warto więc utylizację dokumentów elektronicznych powierzyć profesjonalistom, którzy mając doświadczenie i wiedzę w tym zakresie, zrobią to w sposób bezpieczny i uchronią firmę oraz jej klientów przed nieprzyjemnymi konsekwencjami.