Wbrew pozorom utylizacja dokumentów nie jest taka prosta! Znaczenie ma nie tylko to, jak zostaną one zniszczone, ale i kiedy. Niektóre z dokumentów przedawniają się bowiem po kilku latach, a to oznacza że w tym czasie powinny być do wglądu w przypadku kontroli urzędowej. Które dokumenty można zatem zniszczyć w roku 2022, a które dopiero w 2023?
Czas, jaki należy przetrzymywać dokumenty zależny jest od rodzaju dokumentów. Niektóre można poddać utylizacji po 3 latach, inne po 5, a inne dopiero po 50. Jakie zatem dokumenty możemy zniszczyć jeszcze w tym roku, a które dopiero w 2023?
Umowy pracownicze – zwróć uwagę na datę zakończenia współpracy!
Jeśli prowadzisz firmę, obowiązuje cię prowadzenie dokumentacji pracowniczej – to nic innego, jak przede wszystkim umowy, które są zawarte pomiędzy firmą, a pracownikiem. Okres ich przechowywania wynosi 10 lub 50 lat i zależny jest od czasu, w którym umowa ta została podpisana. Co to dokładnie oznacza? Jeśli pracownika zatrudniłeś po 1 stycznia 2019 roku wtedy dokumentację musisz przechowywać przez 10 lat, ale jeśli umowa została podpisana przed 31 grudnia 2018 wtedy okres ten wynosi aż 50 lat!
Pamiętaj, że czas ten liczy się nie od dnia podpisania umowy, a od jej zakończenia. W 2022 roku możesz zatem zniszczyć umowy pracownicze zakończone w 1972 roku, zaś w 2023 roku 1973.
Dokumentacja podatkowa – rozliczanie podatku, a rok podatkowy
W przypadku dokumentacji skarbowej, czyli podatkowej niszczenie dokumentów jest stosunkowo proste, bowiem są one ważne przeważnie przez okres 5 lat. Co to oznacza dokładnie? Należy je przechowywać 5 lat od zakończenia roku podatkowego, a zatem w 2022 roku można zniszczyć tylko dokumentację, która straciła ważność 31 grudnia 2017 roku, zaś w 2023 tę, która dotyczy rozliczenia roku 2018.
Przed zniszczeniem dokumentów skarbowych należy zwrócić uwagę również na postępowanie – niektóre działania prowadzone przez urząd skarbowy mogą bowiem czas ważności dokumentów wydłużyć, a zatem aby uniknąć problemów prawnych, warto w takich sytuacjach upewnić się, czy okres ważności rozliczenia już minął.
Dokumentacja z ZUS – ile czasu należy ją przetrzymywać?
Znacznie prostsze jest niszczenie dokumentów dotyczących ZUS – tutaj 5 lat liczymy od każdej wpłaty, a zatem tak naprawdę możemy na bieżąco niszczyć przestarzałą dokumentację. Warto jednak – podobnie jak w przypadku urzędu skarbowego – zwrócić uwagę, czy w przypadku poszczególnej korespondencji nie toczy się postepowanie, które może ten okres przedłużyć.
Okres ważności dokumentów ustalony jest ustawowo, a zatem w przypadku wątpliwości najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest bezpośredni kontakt z urzędem. Zwyczajowo utylizacji poddaje się te dokumenty, które mają minimum 5 lat, choć w przypadku dokumentacji pracowniczej okres ten wynosi minimum 10 lat od dnia zakończenia współpracy.
