Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest przechowywania dokumentacji firmy. Okres, przez który dokumenty powinny być przechowywane w biurze jest ściśle określony przepisami ordynacji podatkowej. Przepisy stanowią wyraźnie, iż podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych musza je przechowywać aż do upływu terminu przedawnienia. Dotyczy to także dokumentów księgowych z nimi związanych. Co to oznacza w praktyce?
Przechowywanie bilansów i rachunków wyników
Przed 1 stycznia 2019 roku dokumenty księgowe dotyczące zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych podlegały trwałemu przechowywaniu. Nie można ich było zutylizować przez cały czas funkcjonowania firmy. Obecnie okres przechowywania tych dokumentów został skrócony do 5 lat, co znacząco odciążyło wielu przedsiębiorców i pozwoliło na reorganizację wielu biur.
Przechowywanie pozostałych dokumentów księgowych
W przypadku pozostałych dokumentów księgowych okres ich przechowywania zależy od ich rodzaju:
- Zgodnie z zapisami Ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być przechowywane przez okres co najmniej 5 lat.
- Dokument kadrowe w postaci kart wynagrodzeń pracowników oraz im podobnych powinny być przechowywane tak długo, jak długo wymagają tego przepisy emerytalne, rentowe i podatkowe. Trzeba mieć jednak na uwadze, iż okres ich przechowywania nie powinien trwać krócej niż 10 lat (nawet jeśli powyższe przepisy stanowią inaczej).
- Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej muszą być magazynowane do momentu podsumowania sprawozdania finansowego w roku obrotowym.
- Dokumenty księgowe dotyczące środków trwałych w budowie powinny być przechowywane przez okres 5 lat.
- Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe to również minimum 5 lat magazynowania.
Okres przechowywania: Co to znaczy 5 lat?
Na uwagę w kwestii okresu przechowywania dokumentów księgowych zasługuje sposób, w jaki liczony jest jego upływ. Okres przechowywania dokumentów księgowych liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zostały one złożone. W praktyce oznacza to, że jeśli zamknięcie roku podatkowego odbyło się w 2020 roku, a zeznanie podatkowe zostało złożone w 2021 roku, to dokumenty księgowe muszą być magazynowane aż do 2026 roku.